رويكردي به ساخت و پياده‌سازي سيستم هوش تجاري
مولف/مترجم: ترجمه: مهدي محمودي
منبع: Olszak, Celina. M, and Eweio Ziemba, Approach to Building and Implementing Business Intelligence System, Inter disciplinary Journal of Information, Knowledge and Management,

چكيده: هدف اين مقاله تشريح فرايندهايي است كه در ساخت سيستم هاي هوش تجاري به كار مي رود‌. در نتيجه بررسي ويژگيهاي سيستم هاي هوش تجاري ، نويسندگان اين مقاله متدولوژي ويژه‌اي را براي ايجاد و به كارگيري اين گونه سيستم‌ها در سازمان پيشنهاد كرده اند. اين بررسي ها ، متمركز بر هدف‌ها و سطوح كاركردي هوش تجاري در سازمانها است . براين اساس ، در مجموعه حاضر ، رويكرد مورد نظر، دو مرحله اصلي را در برمي گيرد كه از يك تقابل نسبت به يكديگر برخوردارند؛ يعني ايجاد سيستم هوش تجاري و به كارگيري سيستم هوش تجاري. بخش اعظم اين مقاله متوجه هدف‌ها و وظايفي است كه براي ايجاد و پياده‌سازي هوش تجاري مورد نظر است.

مقدمه
حقيقت اجتماعي - اقتصادي سازمانهاي معاصر، آنها را ملزم به جستجوي ابزارهايي براي تسهيل فرايند كسب اثربخش داده ها، پردازش و تحليل وسيع آنها از منابع مختلف و پراكنده كرده است تا براساس آن پايه اي را براي كشف دانش جديد بنا نهند.
براي ساليان متمادي، سيستم‌هاي اطلاعات مديريت (MIS)، سازمانها را در انجام وظايف مختلفشان مورد حمايت قرار داده اند؛ هر چند ، امروزه به سيستم‌هاي اطلاعاتي ، توجه كمي مي شود. تاكنون سيستم‌هاي اطلاعات مديريت موجود مانند: (MIS، DSS،ES ،EIS ) نتوانسته است انتظارات تصميم گيرندگان سازماني را، به ويژه در موارد زير برآورده سازد :
_ گرفتن تصميمات در فوريتهاي زماني،
_ صد كردن رقابت،
_ به دست آوردن اطلاعات مختلف با ديدگاه‌هاي متفاوت،
_ براي انجام تحليلهاي مداوم روي داده‌هاي بيشمار و ملاحظه متغيرهاي مختلف مربوط به عملكرد سازمان .
به طور ساده، سيستم‌هاي اطلاعات مديريت كه به آنها اشاره شد، قادر به ايجاد يكپارچگي ميان داده هاي مختلف، پراكنده و ناهمگن نبوده اند و همچنين آنها نتوانسته‌اند داده ها را با توجه به زمينه‌هاي وسيع موجود، به گونه‌اي اثربخش تفسير كنند و قادر به شناسايي مناسب وابستگي‌هاي موجود ميان داده هاي جديد نبوده اند.
دلايل موجود حكايت از وجود تكنيكهاي نامناسب براي دستيابي، تحليل، كشف و تفسير
داده ها دارد ( شكل 1). براي اينكه سازمانها قادر به واكنش سريع در برابر تغييرات بازار باشند، نياز به سيستم‌هاي اطلاعات مديريتي دارند كه بتوانند از سازمان و محيط آن تحليلهاي علت و معلولي مختلف را انجام دهند.
سيستمهاي هوش تجاري ابزاري را فراهم مي كنند كه براساس آن نيازهاي اطلاعاتي سازمان به شكل مناسبي پاسخ داده شود. وظايف اصلي كه توسط سيستمهاي هوش تجاري مورد توجه قرار مي گيرد، شامل : شناسايي هوشمندانه داده‌هاي اطلاعاتي، تجميع آنها و تحليل چند بعدي داده هايي است كه از منابع اطلاعاتي مختلف به دست آمده است. سيستم‌هاي هوش تجاري، داده هاي مربوط به سيستمهاي اطلاعاتي درون سازماني را با داده هايي كه از محيط سازمان به دست مي آيد ، تجميع مي كنند . اين داده هاي محيطي مي تواند شامل آمارها ، پايگاه‌هاي اطلاعاتي مربوط به مراكز سرمايه گذاري و مالي و پايگاه هاي داده متفرقه باشند‌. چنين سيستم‌هايي به عنوان رابط هاو واسط گرهايي هستند كه براي كسب اطلاعات روزآمد ، قابل اطمينان و كافي، نسبت به فعاليت هاي مختلف شركت عمل مي‌كنند.
نتايج حاصل از پژوهشها نشان مي‌دهند كه سيستم‌هاي هوش تجاري مورد بحث در اصلاح و شفاف سازي جريانهاي اطلاعاتي و مديريت دانش مشاركت كرده، سازمانها را براي موارد زير توانمند مي سازند :
_ استمرار سوددهي از فروش محصولات،
_ تحليل هزينه ها ،
_ نظارت بر محيط اطراف،
_ كشف كلاهبرداريها و قانون شكني‌ها.
 
هدف‌هاي سيستم‌هاي هوش تجاري
ممكن است سيستم‌هاي هوش تجاري‌، از ديدگاه هاي مختلف مورد تحليل قرار گيرند . سازمانها و تصميم گيرندگان آنها‌، مي بايستي اجراي سيستم هوش تجاري در سازمان را براساس فلسفه و متدولوژي ويژه سازمان انجام دهند . اين فلسفه و متدولوژي متكي بر اطلاعات و دانش، ارتباطات گسترده ، اشتراك دانش همراه با رويكرد كل نگر و تحليلي براي فرايندهاي تجاري سازمان است. فرض شده كه سيستمهاي هوش تجاري ، راه حلهايي هستند كه مسئول فراهم ساختن اطلاعات و دانش از داده‌ها بوده، موظف به خلق محيطي براي تصميم گيري اثربخش‌، تفكر و اقدام استراتژيك در سازمانها هستند (‌شكل 2). ارزش سيستم‌هاي هوش تجاري در تجارت به طور عمده براين واقعيت دلالت دارد كه چنين سيستم‌هايي، اطلاعاتي را ارائه مي دهند كه ممكن است به عنوان پايه اي براي ايجاد و تغييرات اساسي در يك شركت خاص به كار روند‌. از جمله مي‌توان به برقراري زمينه‌هاي جديد براي همكاري‌، كسب مشتريان جديد ، شناسايي بازارهاي جديد و ارائه محصولات جديد براي مشتريان اشاره كرد.
سيستم‌هاي هوش تجاري به دلايل مختلف ، متفاوت از سيستم‌هاي اطلاعات مديريت مانند: (DSS ،EIS وES) هستند‌، نخست به خاطر اينكه دامنه موضوعي وسيعي را دربرمي گيرند و سپس به خاطر تحليلهاي چند متغيري و داده هاي تا حدي ساختاربندي شده از منابع مختلف و ارائه چند بعدي داده‌ها.
در ضمن فرض براين است كه سيستم‌هاي هوش تجاري ، صرف نظر از سطح سازندگان آن ، تصميم گيري را در تمامي سطوح مديريت ، مورد حمايت قرار مي دهند .
در سطحي راهبردي، سيستم‌هاي هوش تجاري ، امكان تنظيم دقيق هدف‌ها و پيگيري تحقق آنها را فراهم مي سازند . هوش تجاري ، ارائه گزارشهاي مقايسه اي مختلف مانند نتايج حاصل از بررسي‌هاي تاريخي، سودمندي پيشنهادهاي خاص، اثربخشي مجاري توزيع اطلاعات همراه با شبيه سازي نتايج مربوط به توسعه و پيش بيني آينده بر پايه برخي پيش فرضها را ممكن مي سازد.
در سطحي تاكتيكي، سيستم‌هاي هوش تجاري، ممكن است پايه اي را براي تصميم گيري منطبق با مديريت بازار ، مديريت فروش ، مديريت مالي ، مديريت سرمايه و ... به وجود آورند. اين سيستم‌ها اجازه مي‌دهند كه شركت نسبت به اقدامات آتي‌اش خوشبين بوده و عملكرد تكنولوژيكي‌، مالي و يا سازمانيش را در جهت تحقق هدف‌هاي راهبردي شركت و اثربخشي بيشتر آن، اصلاح كند.
در سطح عملياتي ، سيستم‌هاي هوش تجاري براي انجام تحليلهاي موردي و پاسخ به پرسشهاي مرتبط با عمليات مداوم بخشها ، برآوردهاي مالي به روز شده ، فروش و همكاري با فروشندگان ، مشتريان و ... مورد استفاده قرار مي گيرند.

روش شناسي ساخت سيستم‌هاي هوش تجاري
ساخت واجراي سيستم هاي هوش تجاري، مستلزم سازمانهايي است كه فرهنگ كار در آنها با اطلاعات و فناوريهاي آن هماهنگي داشته باشد. در اين رابطه به موارد زير مي‌توان اشاره كرد:
- تحقيق مداوم و مستمر درباره نيازهاي اطلاعاتي سازمان (نيازهاي فعلي و آتي).
- همكاري توأم با اعتماد بهره‌گيران سازماني مانند: (تصميم‌گيرندگان و كاركنان عملياتي سازمان) با بخش‌هاي IT و مراكز مديريت دانش.
- به اشتراك گذاري اطلاعات. و:
- توانايي در انجام فراتحليل‌ها و استفاده از آنها براي مديريت مناسب.
براي پيشنهاد متدولوژي ساخت و اجراي سيستم‌هاي هوش تجاري، نويسندگان اين مقاله، از شيوه‌هاي تجاري تجربه شده به وسيله شركت‌هاي موفق در زمينه ساخت سيستم‌هاي هوش تجاري بهره گرفته‌اند. هر مدل جامعي كه براي اين منظور پيشنهاد شود، ممكن است كه مجموعه‌اي از دستوركارها و انواعي از الگوها را به سازمانها معرفي كند. مدل مورد نظر، توجه ويژه‌اي به نقش بهره‌گيران نهايي شركت دارد كه در كل چرخه زندگي سيستم‌هاي هوش تجاري، به طور موثري آن را بكار مي‌گيرند. درك درست قدرت تأثير بهره گيران نهايي شركت بر روي عملكرد سيستم هوش تجاري، به ما اجازه مي‌دهد كه دو مرحله مهم در رويكرد ساخت و اجراي سيستم‌هاي مورد بحث را پيشنهاد كنيم:
_ ايجاد سيستم هوش تجاري،
_ به كارگيري سيستم هوش تجاري.
خلق سيستم هوش تجاري بيشترين زمان را صرف خودش كرده و اين مرحله مستلزم بهره‌گيري از بيشترين منابع مالي و انساني شركت در فرايند كلي چرخه زندگي سيستم هوش تجاري است. ايجاد سيستم هوش تجاري دربرگيرنده مراحل بيشماري ، به ويژه مراحل زيراست:
- تعيين اينكه چه كسي عهده‌دار اجراي سيستم است. براي مثال تعيين استراتژي‌هاي توسعه سيستم هوش تجاري،
- شناسايي و آماده‌سازي منبع داده،
- انتخاب ابزارهاي سيستم هوش تجاري،
- طراحي و پياده سازي سيستم هوش تجاري،
- كشف و جستجوي نيازهاي اطلاعاتي جديد و كاربردهاي ديگر مربوط به سيستم هوش تجاري.
مرحله به كارگيري سيستم هوش تجاري، به طور برجسته وابسته به درخواست‌هاي بهره گيران نهايي شركت است. بيشترين نقش در اين مرحله، مربوط به فعاليت‌هاي ترويج و توسعه سيستم هاي هوش تجاري و تحليل داده‌ها مي‌شود. ممكن است كه اين مرحله در چندين مرحله مختلف ، براساس تشخيص بهره‌گيران نهايي شركت و بر اساس نيازها و وظايف آنها تقسيم شود. اساساً اين مراحل شامل موارد ذيل است:
_ تحليلهاي منطقي كه به شناسايي شركاي زنجيره تأمين كمك مي‌كند،
_ دستيابي، بازبيني و تحليل واقعيت‌ها،
_ توسعه گزينه‌هاي مختلف تصميم‌گيري،
_ تقسيم و تشريك مساعي .
_ تغيير در اثر عملكرد شركت .

شناسايي و آماده سازي داده‌ها براي سيستم هوش تجاري
در مرحله شناسايي و آماده سازي داده‌ها، تعيين منابع داده كه قرار است از نيازهاي تجاري پشتيباني كند، از جمله اقدامات ضروري است. تعيين و تشخيص منابع، مستلزم شناسايي منابع دروني (منابع دانش و اطلاعات ، منابع فناوري اطلاعات، بايگاني‌هاي كاغذي و ...) و منابع بيروني (متمركز بر مشتريان، فروشندگان، سهام داران و غيره ...) همراه با بررسي ميزان قابليت اعتماد منابع و بررسي تغيير شكلهايي است كه در منابع مورد بحث اتفاق مي‌افتد. تحقق اين مرحله، نيازمند كمك چشمگير تصميم‌گيرندگان ، كاركنان اجرايي، بخش‌هاي فناوري اطلاعات، دپارتمانهاي مديريت دانش و مشتريان راهبردي است.
در اين مرحله ، ضروري است كه همه سيستم‌هاي اطلاعاتي و بانك هاي داده مورد استفاده يك شركت معين تشخيص داده شوند. هنگام انجام چنين تشخيصي، ضروري است كه چند دستور مهم را در نظر داشته باشيم:
_ يافتن داده‌هايي كه در سيستم‌هاي اطلاعاتي وجود دارند واز ديدگاه تحليل‌هايي كه انجام گرفته‌اند، بي‌اهميت شناخته شده‌اند.
_ يافتن روابط بين داده‌ها در سيستم‌هاي اطلاعاتي مختلف،
_ تشريح ساختار منطقي داده‌هايي كه در سيستم اطلاعاتي يافت مي‌شوند. نه تنها بايد به ساختار آنها توجه زيادي شود، بلكه به رابطه آنها با فرايندهاي تجاري نيز بايد توجه كرد.
_ يافتن مكانها يا وضعيت‌هايي كه در داده‌ها ايجاد خطا مي‌كنند (مثلاً احتمال تناقض بين داده‌ها).
_ يافتن محدوديت‌هاي مربوط به كاربرد سيستم هاي اطلاعاتي (اينكه داده‌ها به علت منطق نادرست پايگاه منبع نمي‌توانند خارج از سيستم اطلاعات تعريف و بازشناسي شوند). 
 
طراحي و اجراي سيستم هوش تجاري
در مرحله طراحي و اجراي سيستم هوش تجاري ، دامنه اي از فعاليتها انجام مي پذيرد. ميزان تلاشي كه در اين باره صورت مي گيرد، ارتباط مستقيم با پيچيدگي سيستم و سطح محبوبيت آن دارد؛ هر چند در اكثر موارد ، خلق يك برنامه كاربردي مربوط به هوش تجاري، نيازمند زمان زيادي است . اين مدت زمان، نه تنها صرف طراحي واسط هاي اختصاصي براي برقراري ارتباط بين سيستم هوش تجاري و پايگاه هاي اطلاعاتي ديگر مي شود، بلكه شامل اطمينان يافتن از ميزان منطقي بودن و سازگاري برنامه كاربردي هوش تجاري نيز مي شود.
مرحله مهم ديگري كه در ارتباط با طراحي سيستم هوش تجاري وجود دارد ، ساختن پايگاه داده‌اي است كه دو وظيفه مهم را بر عهده دارد : فراهم ساختن مخزني از داده ها كه براي تحليلهاي آتي از آن بهره گرفته مي شود و فراهم سازي پايگاهي براي سيستم هوش تجاري.
براي اطمينان يافتن از اينكه يك پايگاه داده به طور منظم براساس داده هاي حاصل از سيستم‌هاي انتقالي به روز مي شود يا نه ، ضروري است ، مكانيزمهاي ورود داده ايجاد شود. چنين مكانيزمهايي بايد امكان ورود همه داده ها را فراهم كرده، به كاربران اجازه ورود داده هاي اضافي را بدهند تا سيستم‌هاي منبع از اين راه به مرور غني تر شوند. هرگز اين‌گونه نيست كه ورود داده هاي اضافي، به سيستم‌ها و مكانيزمهاي منبع ، بار اضافي تحميل كند‌. مكانيزمهاي انتقال داده به طور همزمان وظيفه كنترل آن را بر عهده دارند كه وظيفه‌اي در جهت همسان‌سازي داده‌ها است. در موارد زيادي، مكانيزمهاي مورد بحث زمينه يافتن ناسازگاريها و خطاها را در مرحله اجرا ، فراهم مي كنند.
پايگاه داده ايجاد شده ، بايد پايه اي براي طراحي گزارشها باشد. تهيه چند يا دست كم دو گروه از گزارشها، ضروري است. پيش از اين بايد گزارشهايي كه به گونه‌اي منظم به وسيله كاربران اصلي به روز رساني شده اند، مشخص شوند‌. چنين گروهي ، همچنين بايد كاربران متخصصي را پيش بيني كند كه گزارشهايي را براساس نيازهاي خاص، فراهم مي كنند. نوع دوم گزارشها شامل گروهي است كه منتج از نيازهاي ويژه دور از انتظار است كه مربوط به جزييات يافته شده در داده‌ها است. تجربه نشان مي دهد كه - دير يا زود - شركتها نيازمند بهره‌گيري از تحليلهاي چند بعدي هستند، بدين معني كه پيشنهادها در جهت اجراي هوش تجاري بايد در جهت طرحهاي پردازش تحليلي بهنگام (OLAP) كه به كاربران اجازه كاوش داده ها و بازبيني داده ها از جنبه هاي مختلف را مي دهد و داده كاوي كه به درك بهتر سلايق و ترجيحات مشتريان و ماهيت چنين سلايقي، زنجيره تامين، اثرهاي جغرافيايي و ... كمك مي كند ، باشد .
بسته به نوع ويژگيها و نيازهاي سازمانها‌، تحليل‌ها ممكن است براي مواردي مانند آنچه در پي آمده ، به كار روند :
_ بررسي قابليت سود بخشي مشتريان و ميزان ارزشمندي دوره سودرساني آنها،
_ تعيين ميزان اهميت شاخص ها،
_ بخش بندي،
_ نظارت و بررسي ميزان وفاداري مشتريان،
_ بررسي ميزان حمايت مشتريان،
_ يافتن شباهتها،
_ بررسي تقلب ها يا كلاه برداريها،
_ بررسي رقابت هاي مربوط به بازاريابي .

مرحله به كارگيري سيستم هوش تجاري
اين مرحله، نيازمند كاربراني با قوه ابتكار زياد است . منطبق با نيازهاي موجود‌، كاربران بايد تحليل‌ها و گزارشهاي مورد نظر بانيان سيستم هوش تجاري را فراهم كرده، بتوانند موضوعات مناسب را پيگيري كرده، نتايج به دست آمده را تفسير كنند.
تحليل‌هايي كه از وقايع مختلف صورت مي گيرد ، ممكن است روشهاي چندگانه‌اي را در حل مسائل مهم و بهينه سازي فعاليتهاي بيشمار ظاهر سازد و اتخاذ تصميم پاياني مستلزم مشاوره مكرر با ديگر كاركنان و تصميم گيرندگان سازماني است .
تحليل‌هاي حاصل از پرسشها و پاسخهايي كه پيشتر اشاره شد ، بايد پوشش دهنده همكاري و ارتباط همه كساني باشد كه در فرايند تصميم گيري شركت ، مشاركت مي كنند.
كار مداوم با اطلاعات و ابزارها براي تحليل و شناسايي داده ها ، امكان ايجاد تغييرات اساسي در چرخه تصميم گيري را فراهم مي كند . از جمله تغييرات در عملكرد شركت، شامل: جستجوي شكلهاي جديدي از همكاري با منابع خارج از شركت، بازارهاي جديد و همكاران تجاري جديد و.... مي شود. اجراي مرحله پاياني چرخه ساخت و به كارگيري سيستم هاي هوش تجاري ، بدين معني نيست كه همه مشكلات مربوط به هوش تجاري، ويژه يك شركت معين است. همان گونه كه گفته شد ، چرخه مورد بحث، ماهيتي تكراري دارد، بنابراين از جمله دلايل تحليل بيشتر نيازهاي اطلاعاتي ، ارزشيابي مجدد راه حلهاي پيشين و تفسير و تبديل آنها ، بهينه سازي و تعديل آنها مي باشد.

نتيجه‌گيري
انتخاب متدولوژي مناسب براي طراحي و اجراي سيستم اطلاعات ، بايد از راه تصميم هاي قطعي و مسلم صورت پذيرد . در مورد سيستم هاي هوش تجاري‌، بايد به اين موارد توجه ويژه شود:
_ سيستم هاي هوش تجاري بايد به سرعت اجرا شوند ، كه اين كار بسيار سخت است زيرا چنين سيستم‌هايي براي هر شركت خاص مي باشند . هر چند بسته به مولفه هاي موثر در كاهش زمان ساخت هوش تجاري ، در هر پياده سازي، ضروريست كه يك سيستم ويژه منطبق با استلزامات ويژه شركت تعديل و تنظيم شود، براي انتخاب راه حلهاي مناسب درباره سيستم هوش تجاري ، لازم است كه دقت زيادي داشته باشيم .
_ راه حلهاي هوش تجاري بايد منعطف باشند. به محض وقوع تغييرات تجاري، سازمانها مي‌بايستي سيستم هاي هوش تجاري را منطبق با شرايط جديد تنظيم كنند.
_ سيستم هاي هوش تجاري بايد مستقل از طرحهاي زير بنايي سخت افزاري و نرم افزاريشان باشند . از اين رو پيشنهاد شده كه سيستمي كه مي خواهد تحليلهاي چند بعدي ارائه دهد، مي‌بايستي با پايگاههاي مختلف همكاري كرده، با سيستم‌هاي عملياتي كه پيشتر آزموده شده و عموميت يافته اند ، كار كند. چنين راه حلهايي ، اجازه سازگاري بهتر سيستم مورد بحث را با زير ساخت هاي فناوري اطلاعات شركت خواهد داد .
_ هنگام ايجاد سيستم هاي هوش تجاري ، ضروريست كه به اين واقعيت توجه شود كه سيستمهاي فناوري اطلاعات مختلفي در سازمان وجود دارد مانند: (سيستم هاي تبادلي، سيستم برنامه ريزي منابع ساخت (II MRP) ، سيستم برنامه ريزي منابع سازمان و .... ) .
_ پيشنهادهاي اجراي سيستم هوش تجاري بايد قابل مقياس گذاري و اندازه‌گيري باشند. انعطاف پذيري و معماري باز اين سيستمها امكان توسعه آسان آنها را فراهم مي آورد. اين موضوع، به ويژه زماني ضرورت پيدا مي كند كه نيازهاي اطلاعاتي جديدي به وجود مي آيد يا مقدار اطلاعاتي كه بايد پردازش شود، به طور قابل ملاحظه اي افزايش مي يابد.
_ سيستم هاي هوش تجاري بايد مبتني بر فناوريهاي نوين باشند. ضروريست كه توجه شود، راه‌حلهاي ارائه شده بوسيله سيستم هاي هوش تجاري توسط منابع نام آشنا در صنعت كامپيوتر فراهم شود . فقط در اين صورت است كه مي توان انتظار اعتبار و روايي فناوريهاي خريداري شده را داشت .
_ سيستم هاي هوش تجاري ، شانس بزرگي را براي مديريت اثربخش شركت فراهم مي كنند هر چند كه آنها نيازمند كار سخت و زياد كاربران ، طراحان سيستمي و تحليلگران و اطلاعات و فرهنگ سازماني قوي است. مهارتهايي، از جمله: شناسايي، مدل‌بندي (فرايندها و ساختارهاي سازماني) و تسهيم دانش، فقط برخي فاكتورها هستند كه در توسعه منظم سيستم‌هاي هوش تجاري موثر‌اند.

 

 

 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

شما اینجا هستید:   معرفی BIمباحث مدیریتی و فرایندی BI رویکردی به ساخت و پیاده‌سازی سیستم هوش تجاری