فاوت بین نصب نرم افزار و پیاده سازی آن

بحث در مورد پیاده سازی نرم افزار باید بر اساس یک دیدگاه متمایز قرار گیرد باید بین فقط نصب نرم افزار و پیاده سازی سیستم جدید با هدف پشتیبانی از فرایندهای سازمان که طرح ریزی شده اند تفاوت قائل شد .اگر سازمانی بخواهد راهی میان بر برود می تواند نرم افزارهای استاندارد جدید را به سرعت بکار گیرد و اقدامات زیر را در این زمینه انجام دهد:

  • استفاده از شاخصها یا معیارهای نرم افزاری که از پیش تعریف شده اند، بدون دادن هیچگونه تغییری در پارامترهای سنجش مقادیر، کد اصلی (منبع) یا گزارشات.
  • انتقال مستقیم داده ها از سیستم قدیمی بدون اینکه این داده ها پالایش شوند (یا انتقال ندادن داده ها).
  • ندادن آموزش لازم به کاربران یا کارکنان واحد سیستم اطلاعات (پیش از اینکه سیستم جدید به کار گرفته شود).
  • داشتن افراد و کسانی که می توانند کارها را بدان گونه که پیش از بکارگیری سیستم انجام می دادند، کماکان انجام دهند (یعنی پس از نصب سیستم جدید).

در مواردی که سازمان برای پیاده سازی نرم افزار , از نظر زمان و بودجه در تنگنا قرار دارد , از روش یاد شده در بالا استفاده می کند. ولی در این روش با استفاده از فناوری جدید همان مسیر قدیمی تقویت می شود و در بقیه فرایندهای سازمان هیچ تغییری ایجاد نمی شود. حال چگونه می توان با نصب سیستم های جدید به نتیجه های عمده دست یافت؟

موارد مشخصی وجود دارد که روش مبتنی بر نصب سیستم اطلاعاتی می تواند مفید واقع شود برای مثال , طی 1999 بسیاری از سازمانها احساس نیاز کردند که بهتر است نرم افزارهای جدید را سریع پیاده کنند , زیرا سیستم های قدیمی با مسئله های مطرح در سال 2000 سازگار نبود . در برخی از این موارد این شرکتها مدت زمانی منتظر می ماندند و پروژه خود را به تاخیر انداختند, زیرا هیچ گزینه ای جزء اجرای استراتژی نصب سیستم جدید پیش رو ننداشتند, اغلب آنها این کار را بدان امید انجام دادند که بتوانند در نخستین ماههای سال 2000 به روش نوین دست یابند . پس از گذشت چند ماه , بسیاری از سازمانها تصمیم گرفتند چند قدم به عقب بگذارند و عمل پیاده سازی سیستم های جدید را تکمیل نمایند (Murrell G.shields,2001).

سناریوی دوم این بود که شرکت با بکارگیری سخت افزار قدیمی و نرم افزار ی که مشمول خدمات پشتیبانی از جانب فروشنده نمی شد ,کارها را انجام دهد .اغلب نگهداری این سیستمها بسیار پر هزینه است.در چنین حالتی ,هدف شرکت این بود که از پای ننشیند و واقعیتهای موجود , سخت افزار و بکارگیری نرم افزارهای جدید را بپذیرد ؛ ولی موضوع تغییر دادن فرایند ,پالایش داده ها و مسئله آموزش را به تاریخ آینده موکول سازد.

سومین حالت مربوط به سازمان تازه تاسیس است که هیچ سیستم , داده و روش اجرایی ندارد. اغلب, چنین سازمانی ناگزیر است سیستمی را بسرعت بکارگیرد تا بتواند عملیات اصلی را اداره (پردازش)کند. در چنین حالتی , شرکت ناگزیر است به سرعت کاری انجام دهد .امکان دارد سیستمی که بکار گرفته می شود جنبه استراتژیک نداشته باشد ,زمانی که سازمان آن را بکار می برد مورد توجه و پشتیبانی قرار نگیرد و در سازمان هم مورد توجه کارکنان قرار نگیرد (در معرض دید همگان و توجه خاص افراد قرار نداشته باشد).

در مورد هر یک از حالات برشمرده شده در بالا مسئله اصلی این است که سازمان ناگزیر است مبلغ زیادی در فناوری و سیستم های جدید سرمایه گذاری کند و از محل این سرمایه گذاری ها هیچ بازده تجاری نداشته باشد. گذشته ازاین , امکان دارد این طرحها نخستین موجب شود که پروژه های آینده به اجرا در آیند , ولی سرمایه گذاری در این نوع پروژه ها ونشستن به انتظار بازدهی های آینده کاری مخاطره آمیز است.

همه شرکتهای مطرح در مثال های بالا شاید دارای نوعی سیستم و نرم افزار باشند که افراد نتوانند آنها را درک کنند یا دارای داده هایی باشند که ناقص و نادرست هستند. در چنین حالتی افراد به سیستم جدید اعتماد نخواهند کرد و به هر شکل ممکن (با استفاده از ابزارهای ایجاد شده در درون سازمان) کارهای خود را انجام خواهند داد. در حالی که آنها در صدد و اندیشه و بکارگیری سیستم جدید هستند, به سیستم رسمی هیچ نوع اطلاعات مربوط نمی دهند برای دادن اطلاعات به صفحه های گسترده و به سیستم جدید وقت کافی ندارند و حتی می دانند از نظر پشتیبانی از کارهای خود از کدام دستگاه استفاده کنند.

سازمانهایی که از چنین روشهای به اصطلاح (میان بر) استفاده می کنند و می خواهند نرم افزار های جدید را بدین گونه در سیستم به کار گیرند , هیچ گاه در صدد بر نمی آیند تا کارها را به پایان برسانند(مانند اجرای برنامه هایی در زمینه آموزش و طرح ریزی مجدد فرایندهایی که در اقدام های نخستین مورد توجه قرار نگرفته بودند).در دو مثال نخست , امکان دارد وضع مالی سازمان ها نسبت به زمانی که با نصب سیستم جدید پروژه را آغاز کردند, بدتر شود.

به هر حال , پس از اینکه این سازمانهای تازه تاسیس رشد بکنند به نقطه ای می رسند که ناگزیرند سیستم های بزرگی که از عهده همه کارها برآیند به کار گیرند و بتوانند امور شرکت را با کارآیی و اثربخشی انجام دهند, درآن زمان چالش پیش روی سازمان این است که روش مدیریت را تغییر دهد , امور فرهنگ حاکم بر سازمان را استاندارد کند و کارها را به شیوه ای مطلوب انجام دهد . گاهی این اقدام مستلزم بکارگیری افراد جدیدی در سازمان است , یعنی کسانی که دارای تجربه بیشتری هستند و دست اندرکاران بتوانند در سایه وجود آنها شرایط حاکم بر سازمان را تثبیت نماید(Murrell G.shields,2001).

اگر هر سازمانی تمام مسائل و هزینه های خرید و به کارگیری سیستم جدید را بپذیرد,این کار بدان امید انجام خواهد داد که تلاش انجام شده به بازده مطلوب بینجامد. پس از همه این حرفها , زمانی که افراد ناگزیرند درباره صفحه های نمایش جدید , کد عملیاتی و واژگان فنی مقدار زیادی مطلب بیاموزند و دارای دیدگاه و احساس دیگری بشوند, سازمان باچالشها و دردسر های تازه روبرو خواهد شد. بنابراین مسئله مطرح این است که چرا سازمان باید این همه دردسر به جان بخرد؟ در پاسخ باید گفت که سازمان درصدد کسب منفعت است.

این منافع سازمانی به شکلهای مختلف وجود دارند. برخی از آنها در رابطه با کاهش دادن هزینه ها مطرح هستند .اغلب , سازمانها درصدد یافتن راههایی هستند تا با تنظیم فرایندها و حذف مراحلی که نمی توانند موجب افزایش ارزش گردند, حذف واسطه ها وبرخی از پست ها, هزینه های عملیاتی را کاهش دهند. هر سازمان می خواهد برای تهیه اقلامی که جنبه هسته ای و اصلی ندارد با شرکتهای دیگر قرارداد ببندد وآنها را از منافع خارجی تهیه کند. هر سازمان تمایل دارد که مشتریان , عرضه کنندگان و کارکنان از طریق سیستم رایانه ای با سازمان در تماس باشند و کارها به صورت الکتریکی (خود به خود) انجام شود.

منافع دیگر در رابطه با افزایش خدمت به مشتریان و نشان دادن واکنش مناسب در برابر نیازها و خواستهای آنان مطرح است .بسیاری از سازمانها می کوشند مدت زمان مربوط به چرخه های عملیاتی راکاهش دهند مدت زمانی که برای گرفتن یک سفارش لازم است, وصول مطالبات, گرفتن سفارشات برای عرضه خدمات جدید , ثبت نام دانشجویان برای ترم پاییز ویا تهیه و ارسال صورت حساب. هر سازمان می خواهد که مشتریان در ایجاد رابطه متقابل با آن مشکلی نداشته باشند واز این ارتباط لذت ببرند.بسیاری از سازمانها درصدد هستند با درک بهتر از مشتریان فروش خود را افزایش دهند.

هر سازمانی برای کسب این منافع ناگزیر است در سه زمینه تغییراتی انجام دهند.آنها عبارتند از:

  • افراد
  • فرایندها
  • فناوری

هنگام نصب سیستم جدید تنها بر فناوری تاکید می شود هنگامی که سازمان بخواهد سیستم جدیدی پیاده کند ناگزیر است به مشکلات وفرصتها هر سه مورد توجه نماید.گستره پیاده سازی پروژه جدید مستلزم تامین هدفهای زیر می شود:

 

  • حصول اطمینان از اینکه سیستمهای جدید با استراتژی ها واولویتهای سازمان سازگارند.
  • با استفاده از این سیستم , شیوه آموزش دادن و ایجاد انگیزه در افراد برای بکار گیری فناوری جدید و تغییر دادن شیوه انجام دادن کارها اطمینان حاصل می گردد.
  • سازمان درصدد دستیابی به راه های دیگری باشد که بتواند از توانایی های بالقوه نرم افزار استاندارد , به نحوی مطلوب , بهره مند گردد.
  • سازمان اطمینان یابد که داده های موجود در سیستم دقیق , درست و کامل هستند
  • سازمان تمام اقدامات مربوط به مدیریت تغییر را انجام دهد , تغییراتی که برای ایجاد تغییر مورد نیاز است.

کسب منافع عمده در سازمان مستلزم اجرای پروژه های گسترده ای است که دارای ساختار بیشتری هستند (Murrell G.shields,2001).

        

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید

شما اینجا هستید:   معرفی ERPجنبه های نرم افزاری ERPتفاوت بین نصب نرم افزار و پیاده سازی آن